Polisi Preifatrwydd

Gwybodaeth i’n cleientiaid

Mae Iechyd i Weithwyr Iechyd Proffesiynol Cymru (HHP Cymru) yn rhoi cymorth i staff a myfyrwyr y GIG yng Nghymru.

Mae’n wasanaeth cyfrinachol a di-dâl sy’n darparu gwasanaeth cyfeirio (signposting) a mynediad at fodel haenog o gymorth seicolegol ac iechyd meddwl, gan gynnwys lle y bo’n briodol, mynediad at Therapydd Gwybyddol Ymddygiadol achrededig.

Ariennir y gwasanaeth gan Lywodraeth Cymru a chaiff ei weinyddu gan Brifysgol Caerdydd.

Wrth ddarparu’r gwasanaeth hwn, bydd HHP Cymru yn casglu gwybodaeth bersonol er mwyn helpu i olrhain a phenderfynu ar y ffordd orau o helpu ein cleientiaid.

Mae cynnal cyfrinachedd wrth wraidd ein gwasanaeth a bwriadwn sicrhau ein bod ond yn rhannu’r swm hanfodol o ddata lle bo angen ac yn bennaf at ddibenion cefnogi cleientiaid i gael mynediad at wahanol agweddau ar ein gwasanaeth.

Rydym ni yn dadansoddi data i’n helpu i wella’r gwasanaeth hwn. Ar adegau, rydym yn defnyddio data dienw at ddibenion ymchwil, addysgol ac ar gyfer cyflwyniadau mewn cyfarfodydd neu gynadleddau.

Rydym yn darparu’r hysbysiad preifatrwydd hwn i’w gwneud yn glir i’n cleientiaid sut mae data’n cael ei gasglu, ei brosesu a’i rannu.

Isod mae gwybodaeth am:

  • Reolwr y data
  • Pa ddata personol fyddwn ni’n ei gasglu?
  • Sut bydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio?
  • Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol?
  • Pwy all gael gafael ar eich data personol?
  • A yw data personol yn cael ei drosglwyddo y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd (UE)?
  • Am ba hyd y bydd eich data personol yn cael ei gadw?
  • Os byddwch yn cysylltu â ni gydag ymholiad cyffredinol
  • Os byddwch yn gwneud cwyn i ni
  • Eich hawliau
  • Cysylltu

Rheolwr y Data

Prifysgol Caerdydd fydd Rheolwr y data personol a roddwch, felly mae’n gyfrifol yn gyfreithiol am brosesu eich data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Mae Prifysgol Caerdydd wedi’i chofrestru â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) fel Rheolwr Data er mwyn prosesu data personol. Rhif cofrestru Z6549747.

O fewn y gwasanaeth hwn, bydd Cynghorwyr Meddygon HHP Cymru yn gweithredu fel proseswyr data Prifysgol Caerdydd er mwyn helpu i bennu’r camau gweithredu mwyaf priodol i gleientiaid. Bydd y gwasanaeth hefyd yn penodi cyflenwyr IT i weithredu fel proseswyr er mwyn darparu’r gwasanaeth.

Pan fydd cleientiaid yn cael eu hatgyfeirio at therapyddion ac opsiynau gwirfoddolwyr cymorth cymheiriaid, bydd yr unigolion hyn yn gweithredu fel Rheolwyr Data annibynnol.

Pa ddata personol fyddwn ni’n ei gasglu?

Byddwn yn gofyn i gleientiaid ddarparu’r wybodaeth ganlynol yn ystod y cyswllt cychwynnol â’r gwasanaeth:

  • Enw
  • E-bost
  • Rhif ffôn
  • Proffesiwn
  • Cadarnhad eich bod yn gweithio i’r GIG
  • Lle clywsoch am ein gwasanaeth a ph’un a ydych wedi ei ddefnyddio o’r blaen

Efallai y bydd ein Cynghorwyr Meddygon yn ceisio rhagor o wybodaeth, er mwyn gallu darparu’r gwasanaeth. Byddwn ond yn gofyn am isafswm y data sydd ei angen i ddarparu’r gwasanaeth. Gall hyn gynnwys gwybodaeth ychwanegol mewn perthynas â’ch:

  • Oedran
  • Rhywedd
  • Rhanbarth daearyddol
  • Proffesiwn, gradd a statws gwaith
  • Rheswm dros yr alwad
  • Iechyd

Sut bydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio?

Bydd eich data’n cael ei ddefnyddio i ddarparu’r gwasanaeth, sy’n cynnwys cyfathrebu rhwng aelodau perthnasol o’r tîm er mwyn cyfeirio cleientiaid at y therapyddion a’r gwirfoddolwyr cymorth cymheiriaid.

Beth yw’r sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol?

Cymerwch gip ar y canllawiau

Rydym yn cymryd caniatâd cleientiaid er mwyn casglu, storio a rhannu data gydag aelodau perthnasol o’r tîm a, lle bo’n berthnasol, gyda’r therapyddion a’r gwirfoddolwyr cymorth cymheiriaid.

Mae gennych hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg gan ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod.

Pwy all gael gafael ar eich data personol?

Dim ond aelodau tîm gweinyddol HHP Cymru sydd â mynediad i’r holl ddata cleientiaid.

Lle bo angen, mae rhywfaint o ddata (yr isafswm: enw, manylion cyswllt) yn cael eu rhannu â’r Cynghorwyr Meddygon er mwyn hwyluso’r gwaith trosglwyddo i ran nesaf y gwasanaeth.

Lle bo angen, mae rhywfaint o ddata (yr isafswm: enw, manylion cyswllt) yn cael eu rhannu â therapydd neu wirfoddolwr cymorth cymheiriaid er mwyn hwyluso’r gwaith trosglwyddo i ran nesaf y gwasanaeth.

A yw data personol yn cael ei drosglwyddo y tu allan i’r Undeb Ewropeaidd (UE)?

Nid ydym yn trosglwyddo data personol y tu allan i’r UE. Mae data personol yn cael ei gadw ar systemau Prifysgol Caerdydd a gedwir o fewn yr UE.

Am ba hyd y bydd eich data personol yn cael ei gadw?

Bydd HHP Cymru yn cadw data cleientiaid am ddeng mlynedd.

Bydd y Cynghorwyr Meddygon ond yn cadw data am yr amser byrraf sydd ei angen er mwyn darparu rhan gyfeirio y gwasanaeth, a bydd yn gwneud hynny yn unol â gofynion y corff proffesiynol. Ar ôl hynny caiff ei ddinistrio’n ddiogel.

Os byddwch yn cysylltu â ni gydag ymholiad cyffredinol

Efallai y bydd angen i ni ddatgelu eich gwybodaeth i drydydd parti os oes angen eu mewnbwn i ymateb i’ch ymholiad.

Os nad ydych am i wybodaeth sy’n eich adnabod gael ei datgelu, byddwn yn ceisio parchu hynny. Fodd bynnag, efallai na fydd yn bosibl ymdrin ag ymholiad yn ddienw.

Yn yr un modd, lle cyflwynir ymholiadau i ni, byddwn ond yn defnyddio’r wybodaeth a roddwyd i ni i ddelio â’r ymholiad ac unrhyw faterion dilynol ac i wirio lefel y gwasanaeth a ddarparwn.

Os byddwch yn gwneud ymholiad ar ran trydydd parti (er enghraifft ffrind neu berthynas) yna byddwn fel arfer yn gofyn am ryw fath o brawf eu bod yn ymwybodol o’r ymholiad ac yn fodlon i chi drosglwyddo eu manylion i ni.

Os byddwch yn gwneud cwyn i ni

I wneud cwyn i ni, defnyddiwch ein ffurflen gyswllt.

Efallai y byddwch yn darparu gwybodaeth bersonol i ni mewn perthynas â’r gŵyn, ond bydd angen i ni, ar y lleiaf, ofyn am eich enw a’ch manylion cyswllt (e.e. cyfeiriad post, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn).

Os byddwch yn gwneud cwyn ar ran trydydd parti (er enghraifft ffrind neu berthynas), byddwn fel arfer yn gofyn am ryw fath o brawf eu bod yn ymwybodol o’r gŵyn ac yn fodlon i chi drosglwyddo eu manylion i ni.

Efallai y bydd angen i ni ddatgelu eich gwybodaeth i drydydd parti os oes angen eu mewnbwn i ymateb i’ch cwyn neu lle mae gennym gyfrifoldeb i wneud hynny er mwyn iddynt ddatrys y pryderon yr ydych wedi’u codi.

Os nad ydych am i wybodaeth sy’n eich adnabod gael ei datgelu, byddwn yn ceisio parchu hynny. Fodd bynnag, efallai na fydd yn bosibl ymdrin ag ymholiad yn ddienw.

Eich hawliau

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych hawliau penodol a fydd yn gysylltiedig â’r sail gyfreithiol a ddefnyddir gennym i brosesu eich data. I gael rhagor o wybodaeth, cymerwch gip ar y canllawiau canlynol a gyhoeddwyd gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth sy’n gyfrifol am reoleiddio diogelu data yn y DU. Rydym ni’n gobeithio y gallwn ddatrys eich cwestiynau, ymholiadau neu bryderon ond os ydych chi dal yn anfodlon, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cysylltiadau

Rhaid i’r Brifysgol gael swyddog diogelu data y gellir cysylltu â nhw os oes gennych chi unrhyw ymholiadau, pryderon neu gwynion am y ffordd y caiff eich data personol ei brosesu.

Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Prifysgol Caerdydd drwy anfon e-bost at inforequest@caerdydd.ac.uk

Swyddog Diogelu Data
Cydymffurfiaeth a Risg, Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol
Prifygsol Caerdydd
Friary House
Greyfriars Road
Caerdydd
CF10 3AE

11 Awst 2020